Baza znanja

Ulazni računi

Proces ulaznih računa je centralno mesto prijema svih računa, avansnih računa, knjižnih odobrenja i zaduženja , sa automatizovanim procesima prikupljanja sa sistema e-Računa, procesa odobravanja i knjiženja dokumenta, sa sveobuhvatnom analitikom procesa.

#pagemenu#

Tok procesa

Prijem računa

Prvi korak je prijem dokumentacije , koji se može izvršiti na tri načina:
1. Putem importa elektronskih faktura
2. Ručnim unosom
3. Importom iz xls/xlxx formata

Obrada računa

Po inicijelnom unosu predmet prelazi u status obrade gde mu je nepohodno definisati elemente potrebne za njegovo odobravanje, odakle će nastaviti u proces njegovog odobravanja

Odobravanje

U ovom koraku predmet prolazi kroz definisanu putanju odobravanja, dok svi odgovorni u procesu ne daju svoje odobrenje čime predmet prelazi u odobrene , ili se prebacuje u sporne ukoliko postoji neslaganje nekog od učesnika u procesu odobravanja.

Sporni računi

Sporni dokumenti su oni kod kojih postoje neslaganja, odakle mogu biti ili odbačeni , ili vraćeni u odobravanje.

Odobreni računi

Odobreni dokumenti su u nadležnosti zaduženih za njihovo knjiženje , odakle proverom svih podataka se kreiraju i knjiže ulazni računi sa postojećim podacima, čime je dokument pripremljen za knjiženje.

Proknjiženi računi

Kada se račun proknjiži formira se dokument i time se proces unosa ulaznog računa završava.

Prijem dokumenata

Ručni unos

Ručni unos dokumenata se vrši tako što se popunjavaju podaci o subjektu, Tip dokumenta u kom se obeležava da li se račun odnosi na trošak ili prijem robe, kao i izvor u kom se obeležava da je način unosa računa Ručno. Skenira se račun i importuje u dokument. Popunjavaju se podaci o važnim datumima koji se odnose na račun, kao što su Datum računa, Datum dospeća, Datum isporuke i Datum PDV-a. Ovim se postavlja predmet.

Nakon importa traženih podataka popunjava se segment Autorizacija u kom se definiše raspodela troška računa.

Nakon autorizacije i postavljanja predmeta u status Obrada, popunjavaju se stavke za knjiženje.

Import iz E-računa

Drugi način za unos računa jeste import direktno sa SEF-a. Na samom frontu funkcionalnosti Ulazni računi postoji Dashboard "Import E-faktura". Klikom na Pokreni import pokreće se unos podataka. U tom slučaju dovoljna je samo provera podataka, selekcija tipa računa (trošak ili prijem robe) i dodela na autorizacijama kom odeljenju račun pripada. Nakon toga, potrebno je proveriti stavke za knjiženje i dokument može biti proknjižen.

Import iz XLS formata

Treći vid unosa računa jeste unos XLS formata računa.

Definisanje autorizacija

Autorizacija po narudžbenici

Prilikom izbora po narudžbenici potrebno je popuniti broj i iznos narudžbenice.

Autorizacija po deobnom modelu

Prilikom odabira da se račun deli po deobnom ključu postoje dva načina unosa istog. Prvi je odabir deobnog modela (Elastyc nudi odabir već postojećih deobnih modela koji su implementirani u sam sistem (Slika 1)) i drugi kada račun nije moguće podeliti po nekom od implementiranih ponuda deobnih ključeva unosi se ručnim unosom (Slika 2).

Autorizacija po organizacionoj jedinici

Odabirom po organizacionoj jedinici bira se odeljenje kom pripada trošak.

Autorizacija po prijemu robe u skladišta

Odobreni dokumenti su u nadležnosti zaduženih za njihovo knjiženje , odakle proverom svih podataka se kreiraju i knjiže ulazni računi sa postojećim podacima, čime

Odobravanje

Putanja odobravanja

Nakon unosa računa i popunjavanja svih parametara, račun se stavlja na odobrenje. Postoji više putanja odobravanja računa. Prvi je da račun ide na odobrenje licu koje je odgovorno za određeno odeljenje, drugi je da odobrenje bude raspoređeno na više odgovornih lica (deobni ključ).

Odobrenja po korisniku

Prateći putanju odobrenja, ulazni račun odlazi kod tačno određenog lica na odobrenje, odakle on isti može odobriti i time je dokument postavljen u status odobren i pripremljen je za knjiženje.

Pregled neodobrenog

Pregled neodobrenih računa stoji u vidu spiska računa za odobravanje. Odgovorno lice može bilo koji od tih računa da vidi i izvrsi promene u statusu (da račun odobri ili stavi u status sporno).

Stavke dokumenta

Stavke ulaznog dokumenta

Stavke ulaznog računa popunjavaju se u odeljku stavke, takođe, kod importa sa SEF-a ove stavke aplikacija popunjava sama, a korisnik može iste iskontrolisati i eventualno izvršiti neke izmene u stavkama računa ukoliko je to potrebno.

Stavke za knjiženje

Kada su sve stavke ulaznog računa popunjene, prelazi se na popunjavanje stavki za knjiženje. Ova funkcionalnost u mnogome olakšava postupak knjiženja.

Kniženje ulaznog računa

Stavke za knjiženje

Odobreni dokumenti su u nadležnosti zaduženih za njihovo knjiženje , odakle proverom svih podataka se kreiraju i knjiže ulazni računi sa postojećim podacima. Stavke za knjiženje se popunjavaju ručno, svaka stavka ima svoj ident za knjiženje koje lice zaduženo za knjiženje unosi. Iznosi stavki treba da se poklope sa stavkama ulaznog računa. Nakon provere formira se dokument za knjiženje čime se postupak završava.

Setup ulaznih računa

U samom Setup-u postavljaju se parametri odn. setup ulaznih računa. Podeljen je na 3 sekcije:
1. Osnovno
2. Načini plaćanja
3. Ljudi

Osnovno

U sekciji Osnovno kao prva instanca stoji datum poslednje sinhronizacije. Odmah nakon toga formiraju se odeljenja kao i odgovorna lica po odeljenima i tipovi predmeta.

Naredna stavka koja se mora formirati jeste Id odobrenja za automatiku. Kao podstavka formiraju se povezana odeljenja. Sledeća podstavka jeste Dozvoljene razlike narudžbine, kao i odeljenje predmeta.
Sledeća stavka jeste Pregled valuta kao i pregled banke za obračun kursa.
Naredna stavka odnosi se na Skladišta, odn na taksativno nabrajanje skladišta i dokumenta prijema.
Određuje se broj dana za obradu i potvrdu ulaznog računa, obeležava se da aplikacija automatski pravi putanju odobravanja

Naredna stavka odnosi se na Stavke troškova. Popunjava se PDV stopa, sama stavka kao i naziv stavke.
Sledeće je stavka Direktor odobrava kao i ime direktora.

Načini plaćanja

U sekciji Načini plaćanja dodajemo načine plaćanja (Kao u situaciji prikazanoj na slici iznad).

Trebovanje

Insert your text here

Ljudi

Insert your text here

Saznajte više